Phần mềm Logistics

Một hệ thống quản lý vận tải (TMS – Transportation Management System) dành cho đơn vị vận tải hàng hoá đường bộ: từ lúc nhận đơn của khách hàng, ghép đơn – xếp xe, xuất kho, cho đến khi giao hàng thành công và chốt doanh số – công nợ. Toàn bộ vòng đời vận đơn nằm trên cùng một nền tảng, thay cho việc điều phối bằng Excel và điện thoại.

Tổng quan hệ thống

Phần mềm vận hành theo đúng quy trình thực tế của một công ty vận tải:

Tiếp nhận đơn → Ghép đơn & xếp xe → Xuất kho → Vận chuyển → Giao hàng → Đối soát doanh số

Mỗi bước gắn với một trạng thái vận đơn rõ ràng (Mới → Đã xuất kho → Đang vận chuyển → Đã giao), nên điều phối viên, tài xế, kế toán và khách hàng luôn nhìn thấy cùng một trạng thái tại cùng một thời điểm.

Dữ liệu được tổ chức theo mô hình Khách hàng → Vận đơn → Chuyến xe → Xe & Tài xế, gắn thêm khu vực / tuyến để mọi số liệu doanh thu và hiệu suất đều quy được về đúng phạm vi.

Tính năng chính

Đơn hàng & vận đơn

• Tạo và quản lý vận đơn: mã vận đơn, người gửi – người nhận, kho đi – kho đến, tỉnh đi – tỉnh đến.
• Tính cước linh hoạt theo trọng lượng (KG), thể tích (M³) hoặc trọn chuyến.
• Tách vận đơn — một đơn lớn chia cho nhiều xe hoặc nhiều chuyến, cước phí tách theo đúng tỷ lệ; hỗ trợ hoàn tách khi cần gộp lại.
• Gán nhân viên kinh doanh và nhân viên chăm sóc cho từng vận đơn.
• Nhập liệu hàng loạt và tra cứu nhanh theo mã đơn, khách hàng, tuyến, trạng thái.
• Quản lý tồn kho hàng chờ xếp chuyến.

Ghép đơn & lập lịch xếp xe

Đây là trung tâm của hệ thống — nơi quyết định hiệu quả của cả ngày vận hành:

• Bảng xếp xe trong ngày dạng kéo – thả: kéo vận đơn từ danh sách chờ vào từng xe, đổi thứ tự, chuyển đơn sang xe khác hoặc gỡ khỏi xe.
• Gợi ý xếp xe tự động — hệ thống tự phân bổ các đơn còn lại vào chỗ trống mà giữ nguyên những đơn đã xếp bằng tay, nên điều phối viên luôn giữ quyền quyết định cuối cùng.
• Ràng buộc theo tải trọng (KG) và thể tích (M³) của từng đầu xe, tự động đánh dấu xe đã đầy tải.
• Ưu tiên ghép đơn cùng tuyến – cùng vùng giao nhận vào chung một xe để giảm số chuyến rỗng.
• Tự sắp xếp thứ tự điểm giao theo trình tự địa lý của tuyến, giúp tài xế đi một chiều liền mạch.
• Cảnh báo rõ số đơn chưa xếp được do hết chỗ, để bổ sung xe hoặc dời sang chuyến sau.
• Lưu nhiều phiên bản kế hoạch trong ngày và xem lại lịch sử để so sánh các phương án xếp xe.

Chuyến xe, xuất kho & điều phối

• Quản lý chuyến xe đi và chuyến xe đến theo từng ngày.
• Xuất kho có kiểm tra bắt buộc trước khi chốt chuyến: mã vận đơn, tài xế, tỉnh đi, tỉnh đến, giá cước — thiếu trường nào hệ thống chỉ rõ trường đó, tránh sai sót phát sinh trên đường.
• Sinh phiếu xuất kho và bảng kê hàng hoá theo biểu mẫu chuẩn của doanh nghiệp.
• Đổi xe cho cả chuyến khi phát sinh sự cố phương tiện.
• Lịch xuất kho tổng hợp theo ngày và theo trạng thái chuyến.

Theo dõi hành trình & bằng chứng giao hàng

• Theo dõi vận đơn theo thời gian thực với thông báo đẩy khi trạng thái thay đổi.
• Cập nhật hành trình kèm vị trí, thời điểm, ghi chú và hình ảnh thực tế tại từng chặng.
• Bằng chứng giao hàng (POD): ảnh giao nhận, tên người nhận, thời gian nhận hàng.
• Lịch sử đầy đủ của từng vận đơn: ai cập nhật, cập nhật gì, vào lúc nào.

Quản lý xe & tài xế

• Hồ sơ đội xe: biển số, tải trọng, thể tích thùng, trạng thái khả dụng.
• Hồ sơ tài xế và phân công tài xế cho từng chuyến.
• Theo dõi năng suất và doanh số theo từng đầu xe.

Khách hàng, doanh số & công nợ

• Quản lý khách hàng, thông tin gửi – nhận, nhập khách hàng hàng loạt từ Excel.
• Báo cáo doanh số công ty, doanh số chi tiết theo khách hàng, doanh số theo xe, doanh số theo nhân viên.
• Thống kê khách hàng mới và so sánh hiệu suất giữa các nhân viên kinh doanh.
• Theo dõi công nợ khách hàng.
• Dashboard tổng quan theo khoảng thời gian và theo khu vực.

Báo cáo & biểu mẫu

• Xuất Excel theo bộ biểu mẫu nghiệp vụ: chi tiết vận đơn, bảng kê chi tiết, bảng kê cho kế toán, phiếu xuất kho, doanh số chi tiết, doanh số theo xe, danh sách khách hàng.
• Báo cáo lọc theo ngày, tuyến, khu vực, khách hàng, nhân viên hoặc phương tiện.

Phân quyền & kiểm soát

• Phân quyền chi tiết theo từng chức năng × từng hành động (xem / thêm / sửa / xoá).
• Quản lý vai trò, phòng ban và khu vực phụ trách — nhân sự chỉ thấy dữ liệu thuộc phạm vi của mình.
• Nhật ký hoạt động ghi lại toàn bộ thao tác quan trọng, phục vụ truy vết khi có tranh chấp.

Tối ưu tải trọng — tăng lợi nhuận mỗi chuyến

Lợi nhuận của một đơn vị vận tải nằm ở chỗ mỗi chuyến xe chạy đầy tải và đi đúng một chiều. Hệ thống can thiệp trực tiếp vào ba điểm rò rỉ chi phí lớn nhất:

• Chuyến chạy non tải — kiểm soát đồng thời KG và M³, cảnh báo phần tải còn trống trên từng đầu xe để điều phối viên biết còn nhận thêm được bao nhiêu hàng.
• Chạy vòng, chạy chồng tuyến — ưu tiên gom các đơn cùng vùng giao nhận vào chung một xe và sắp thứ tự điểm giao theo trình tự tuyến.
• Đơn bị bỏ sót — mọi đơn chưa xếp được đều được cảnh báo kèm lý do, không có đơn nào "rơi" khỏi kế hoạch.

Kết quả sau cùng được đo bằng chính báo cáo doanh số theo xe — biết chính xác đầu xe nào đang sinh lời và tuyến nào cần cơ cấu lại.

Đối tượng sử dụng

• Điều phối viên — ghép đơn, xếp xe, chốt kế hoạch chạy trong ngày và xử lý phát sinh.
• Nhân viên kho — xuất kho, in phiếu xuất và bảng kê, đối chiếu hàng thực tế.
• Tài xế — nhận chuyến, cập nhật hành trình và hình ảnh giao hàng.
• Nhân viên kinh doanh — quản lý khách hàng, tạo vận đơn, theo dõi doanh số cá nhân.
• Kế toán — đối soát cước phí, doanh thu và công nợ khách hàng.
• Ban giám đốc — dashboard, báo cáo doanh số theo xe, theo tuyến, theo nhân viên.

Điểm nổi bật

• Ghép đơn thông minh — gợi ý xếp xe tự động theo tải trọng, thể tích và tuyến đường, nhưng vẫn tôn trọng quyết định thủ công của điều phối viên.
• Tách vận đơn linh hoạt — một đơn lớn chia được cho nhiều xe, cước phí tự tách theo tỷ lệ.
• Minh bạch hành trình — trạng thái thời gian thực kèm ảnh và lịch sử cập nhật đầy đủ.
• Chốt chuyến an toàn — kiểm tra bắt buộc trước khi xuất kho, hạn chế sai sót chứng từ.
• Số liệu ra quyết định — doanh số bóc tách được tới từng xe, từng tuyến, từng nhân viên.
• Kiểm soát nội bộ chặt — phân quyền theo chức năng và khu vực, kèm nhật ký thao tác.

Hệ thống được xây dựng bám theo quy trình vận hành thực tế của doanh nghiệp vận tải và tiếp tục được mở rộng theo nhu cầu khai thác của khách hàng.