Phần mềm CRM quản lý khách hàng

Hệ thống CRM được xây dựng cho Công Ty TNHH VINCUS nhằm giải quyết một vấn đề rất quen thuộc của doanh nghiệp đang tăng trưởng: dữ liệu khách hàng nằm rải rác trên file Excel, tin nhắn và sổ tay của từng nhân viên. Khi nhân sự thay đổi, lịch sử trao đổi với khách hàng gần như biến mất.

Toàn bộ vòng đời khách hàng — từ lúc là khách hàng tiềm năng, qua báo giá – đơn hàng, đến chăm sóc sau bán và mua lại — được đưa về một hệ thống duy nhất, gắn với dữ liệu sản phẩm, doanh thu và chỉ tiêu doanh số của từng nhân viên kinh doanh.

Tổng quan hệ thống

Hệ thống được tổ chức quanh mô hình Khách hàng → Cơ hội → Báo giá → Đơn hàng → Chăm sóc, trong đó:

• Khách hàng là tâm điểm: mọi liên hệ, đơn hàng, khiếu nại, công nợ đều quy về một hồ sơ duy nhất.
• Cơ hội bán hàng đi theo một quy trình có giai đoạn rõ ràng, không phụ thuộc trí nhớ của nhân viên.
• Đơn hàng kế thừa trực tiếp từ báo giá đã chốt, tránh nhập liệu lại và sai lệch giá.
• Báo cáo lấy số liệu từ chính các giao dịch phát sinh, không cần tổng hợp thủ công cuối tháng.

Tính năng chính

Hồ sơ khách hàng 360°

• Quản lý cả khách hàng doanh nghiệp và khách hàng cá nhân, kèm nhiều người liên hệ cho một công ty.
• Phân loại theo nhóm khách hàng, ngành nghề, khu vực, nguồn khách (giới thiệu, quảng cáo, hội chợ, website…).
• Toàn bộ lịch sử tương tác: cuộc gọi, email, cuộc hẹn, ghi chú, tài liệu đính kèm trên cùng một dòng thời gian.
• Lịch sử mua hàng, giá trị đã mua và tần suất mua lại của từng khách.
• Chống trùng dữ liệu — cảnh báo khi tạo mới trùng số điện thoại, email hoặc mã số thuế.
• Gán khách hàng cho nhân viên phụ trách, hỗ trợ chuyển giao khách khi nhân sự thay đổi.

Khách hàng tiềm năng & cơ hội bán hàng

• Thu thập khách hàng tiềm năng từ nhiều nguồn, phân bổ tự động hoặc thủ công cho đội kinh doanh.
• Pipeline bán hàng theo giai đoạn: tiếp cận → tư vấn → báo giá → đàm phán → chốt / thất bại.
• Giao diện kéo thả (Kanban) để chuyển giai đoạn, kèm giá trị dự kiến và tỷ lệ thành công từng bước.
• Dự báo doanh thu dựa trên giá trị cơ hội đang mở và xác suất chốt.
• Ghi nhận lý do thất bại để phân tích và cải thiện quy trình bán hàng.
• Cảnh báo cơ hội bị bỏ quên quá số ngày quy định.

Sản phẩm & bảng giá

• Danh mục sản phẩm – dịch vụ theo nhóm ngành hàng, kèm mã, đơn vị tính, thông số và hình ảnh.
• Nhiều bảng giá theo nhóm khách hàng, khu vực hoặc thời điểm khuyến mãi.
• Chiết khấu theo số lượng mua hoặc theo thỏa thuận riêng với từng khách hàng.
• Quản lý giá vốn – giá bán để tính lãi gộp trên từng đơn hàng.
• Theo dõi tồn kho khả dụng khi lập báo giá, tránh bán hàng không còn hàng.

Báo giá & đơn hàng

• Lập báo giá nhiều phiên bản cho cùng một cơ hội, có hiệu lực và điều khoản rõ ràng.
• Xuất báo giá ra PDF theo mẫu của doanh nghiệp, gửi thẳng qua email cho khách.
• Chuyển báo giá đã duyệt thành đơn hàng chỉ với một thao tác, giữ nguyên giá và chiết khấu.
• Theo dõi trạng thái đơn hàng: chờ duyệt → đã duyệt → đang giao → hoàn tất → hủy.
• Duyệt đơn nhiều cấp với các trường hợp vượt hạn mức chiết khấu hoặc vượt hạn mức công nợ.
• Ghi nhận thanh toán từng phần, theo dõi công nợ phải thu và tuổi nợ theo khách hàng.
• Xử lý trả hàng – hủy đơn kèm lý do và điều chỉnh doanh thu tương ứng.

Chăm sóc khách hàng

• Quản lý yêu cầu hỗ trợ / khiếu nại theo vòng đời: tiếp nhận → xử lý → chờ phản hồi → đóng.
• Phân công người xử lý, mức độ ưu tiên và hạn xử lý (SLA), cảnh báo khi sắp trễ hạn.
• Nhật ký chăm sóc định kỳ: gọi hỏi thăm, khảo sát hài lòng, nhắc gia hạn hợp đồng.
• Lịch nhắc việc tự động — nhắc gọi lại, nhắc bảo hành, nhắc sinh nhật, nhắc thu tiền đúng hạn.
• Gửi email / tin nhắn hàng loạt theo nhóm khách hàng cho chương trình khuyến mãi, tri ân.
• Đánh giá mức độ hài lòng sau mỗi lần hỗ trợ để làm dữ liệu cải thiện dịch vụ.

Doanh thu & doanh số

• Ghi nhận doanh thu thực tế theo hóa đơn và theo dòng tiền đã thu.
• Giao chỉ tiêu doanh số (KPI) theo tháng – quý – năm cho từng nhân viên, nhóm và toàn công ty.
• Theo dõi tiến độ hoàn thành chỉ tiêu theo thời gian thực, có bảng xếp hạng nội bộ.
• Tính hoa hồng theo tỷ lệ hoặc theo bậc doanh số, tách bạch phần đã thu và chưa thu tiền.
• Phân tích lãi gộp theo sản phẩm, theo khách hàng và theo nhân viên bán hàng.

Báo cáo & dashboard

• Dashboard tổng quan: doanh thu, đơn hàng, khách hàng mới, cơ hội đang mở, công nợ quá hạn.
• Báo cáo doanh thu theo thời gian, sản phẩm, khách hàng, khu vực và nhân viên.
• Phễu bán hàng — tỷ lệ chuyển đổi qua từng giai đoạn, phát hiện điểm nghẽn.
• Báo cáo khách hàng mới – khách hàng quay lại – khách hàng ngừng mua.
• Báo cáo công nợ phải thu và phân tích tuổi nợ.
• Báo cáo hiệu suất chăm sóc: số yêu cầu, thời gian xử lý trung bình, tỷ lệ trễ SLA.
• Xuất toàn bộ báo cáo ra Excel phục vụ họp và lưu trữ.

Quản trị & phân quyền

• Phân quyền theo vai trò: giám đốc, trưởng nhóm kinh doanh, nhân viên kinh doanh, chăm sóc khách hàng, kế toán.
• Giới hạn phạm vi dữ liệu — nhân viên chỉ thấy khách hàng mình phụ trách, trưởng nhóm thấy toàn nhóm.
• Kiểm soát quyền xem giá vốn, lãi gộp và công nợ.
• Nhật ký thao tác đầy đủ: ai sửa gì, vào lúc nào, giá trị trước và sau.
• Nhập liệu hàng loạt từ Excel khi khởi tạo hệ thống hoặc nhập danh sách khách hàng mới.

Đối tượng sử dụng

• Ban giám đốc — nhìn toàn cảnh doanh thu, doanh số và sức khỏe của phễu bán hàng.
• Trưởng nhóm kinh doanh — phân bổ khách hàng, theo dõi tiến độ chỉ tiêu của từng thành viên.
• Nhân viên kinh doanh — quản lý khách hàng phụ trách, cơ hội, báo giá và đơn hàng.
• Bộ phận chăm sóc khách hàng — tiếp nhận yêu cầu, xử lý khiếu nại, chăm sóc định kỳ.
• Kế toán — theo dõi công nợ, đối chiếu thanh toán và doanh thu ghi nhận.

Điểm nổi bật

• Dữ liệu khách hàng thuộc về doanh nghiệp — lịch sử trao đổi được lưu trên hệ thống, không mất khi nhân sự nghỉ việc.
• Quy trình bán hàng minh bạch — mọi cơ hội đều có giai đoạn, người phụ trách và hạn xử lý rõ ràng.
• Báo giá và đơn hàng liền mạch — không nhập liệu lại, không sai lệch giá giữa hai bước.
• Số liệu tức thời — doanh thu, doanh số và công nợ cập nhật ngay khi phát sinh, không chờ tổng hợp cuối tháng.
• Chăm sóc đúng lúc — hệ thống chủ động nhắc việc thay vì phụ thuộc trí nhớ của nhân viên.

Hệ thống được triển khai từ năm 2021 và tiếp tục được mở rộng theo quy trình vận hành thực tế của doanh nghiệp.